由于市場競爭日益激烈導致大量產(chǎn)品從賣方市場向買方市場轉變、市場上的產(chǎn)品質量差異巨大、多種不同性質的經(jīng)濟體并存以及社會誠信體制的不健全等等原因，導致企業(yè)采購－付款業(yè)務變成了舞弊風險的高發(fā)區(qū)。筆者將分上下兩期介紹采購．付款業(yè)務中的企業(yè)實踐中常用的預防舞弊風險的方法。
由于市場激烈競爭導致賣方市場向買方市場轉變，使得采購-付款環(huán)節(jié)成為舞弊風險的高發(fā)區(qū)。作為企業(yè)運營管理中的一項重要業(yè)務循環(huán)，采購-付款中各個環(huán)節(jié)都存在著潛在的舞弊風險。其中商業(yè)賄賂尤為嚴重。作為企業(yè)管理者對此應當有充分的認識。由于采購項目范圍廣闊，不同的采購項目和不同的采購環(huán)節(jié)就要采取不同的預防措施。同時這些預防措施需要配合使用方能生效。企業(yè)采購事項主要包括：生產(chǎn)原材料采購、外協(xié)加工產(chǎn)品采購、設備采購、備品備件采購、工程材料采購，各種服務，如保險、水電氣、軟件，甚至外包項目等。企業(yè)采購與付款循環(huán)從實踐的角度看，主要可以分成六個環(huán)節(jié)，分別是供應商開發(fā)、簽訂采購合同、下達采購訂單、驗收貨物、確定應付賬款、支付貨款。這六個環(huán)節(jié)中每個都有其關鍵控制點。其實在這六個業(yè)務環(huán)節(jié)外，還有一個非常重要的貫穿業(yè)務全部的業(yè)務就是內(nèi)部計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)。下面將結合各個業(yè)務環(huán)節(jié)中存在的舞弊風險談一談預防的措施和方法。預防舞弊風險的一個重要措施就是建立組織牽制。這在財務會計領域中已經(jīng)普遍得到采用。在采購領域中，同樣需要采用組織牽制法。組織牽制應當包含在以上六個采購環(huán)節(jié)中。例如在供應商開發(fā)環(huán)節(jié)，為了預防傳統(tǒng)的供應商開發(fā)中的舞弊行為，目前企業(yè)普遍采用供應鏈管理模式。建立合格供應商目錄清單并且規(guī)定從目錄中選擇供應商。在開發(fā)供應商的過程中，采購部門的職責受到嚴格限制。決定采購哪家企業(yè)的產(chǎn)品，主要取決于負責供應鏈開發(fā)的質量工程師。根據(jù)企業(yè)的質量管理規(guī)定，負責供應鏈開發(fā)的質量工程師將負責對擬進入企業(yè)供應商目錄的商家或廠家進行全面的質量評審。類似通用和福特一類的大公司，其質量工程師具有否決不合格廠家進入供應商目錄的權利。這樣做的目的就是通過引進質量部門，將采購過程中的供應鏈開發(fā)的部分職權分散到非采購部門，從而達到內(nèi)部牽制的目的。同時，在決定供應商是否能進入企業(yè)的供應商目錄過程中，為了預防質量工程師的舞弊，由企業(yè)成立的、由多個部門組成的采購管理委員會將最后共同做出決定。目前許多大型企業(yè)會根據(jù)實際情況成立一個跨部門的采購管理委員會。該委員會通常由采購部、財務部、質量部以及物流部等有關部門及公司高層主管人員組成，采取合議方式?jīng)Q定企業(yè)的重大采購業(yè)務，主要包括：確認合格供應商、批準重大采購合同、討論付款計劃等。再比如，在下達采購訂單環(huán)節(jié)，許多企業(yè)將該權力劃歸到物流部門。采購部完成簽署采購合同后，具體下達訂貨數(shù)量的職權就劃歸到物流部門。在驗收貨物環(huán)節(jié)，檢驗的權利則又轉到質檢部門和物流部門共同行使。在確定應付賬款和支付貨款環(huán)節(jié)，確認應付款的權利由生產(chǎn)部門(或物流部門)和財務部門共同行使；支付貨款則由財務部依據(jù)公司財務政策和采購委員會確定的付款計劃辦理付款。因此說組織牽制控制法貫穿于整個采購付款循環(huán)之中。主要是通過分散職權、部門牽制和多重決策的辦法為舞弊的發(fā)生設置重重障礙，這種看似繁瑣的方式會在實際運營中提高整個企業(yè)的運營效率并降低成本。眾所周知，獨家采購除了容易導致供貨不穩(wěn)定的風險外，還是導致采購舞弊的重要原因。為此當前的一些跨國企業(yè)通常會在確定供應商前展開多家詢價的過程。通過對眾多潛在供應商進行全面考察后，確定一到兩家供應商為企業(yè)供貨。這個政策本身就具有預防采購舞弊風險的作用。多家詢價可以提高找到最佳供應商的機會；集中供應商則可以擴大采購數(shù)量，達到降低采購成本和簡化采購管理的目的。過去那些采用太多供應商供貨的辦法，雖然表面看來可以提高供貨的穩(wěn)定性，增加供應商之間的競爭，從而降低采購成本。但從長遠來看，并不利于企業(yè)。當供應商數(shù)量太多后，每家得到的配額都不多，其后果就是質量下降并且演繹出劇情復雜的舞弊大戲。在保證供貨穩(wěn)定的前提下，集中供應商應當是預防采購舞弊風險的重要手段。把握好獨家采購與集中采購的度，是企業(yè)制訂采購政策要考慮的關鍵。作為內(nèi)部控制的重要政策和措施，利益沖突回避也同樣適合采購-付款循環(huán)的各個業(yè)務環(huán)節(jié)。企業(yè)內(nèi)控部門和人事行政管理部門，應當定期對企業(yè)所有敏感崗位的員工進行利益沖突調查。在采購-付款循環(huán)中的各個業(yè)務崗位的員工當然也是被調查對象。這里的人員包括：所有采購部采購業(yè)務人員；設備管理部的設備工程師；質量部參加供應商開發(fā)的質量工程師、質量檢驗人員、理化室分析化驗人員；物流部的庫房管理員、過磅稱重人員；生產(chǎn)部領料人員(或者物流部生產(chǎn)現(xiàn)場領料人員)；財務部所有會計人員，包括ERP系統(tǒng)電腦錄入人員。在招聘上述崗位業(yè)務人員前，人力資源部業(yè)務人員應當對擬招聘人員進行利益沖突調查。當上述人員和供應商以及公司內(nèi)部的上級主管人員之間存在潛在利益沖突關系時，公司就應當要求這些業(yè)務人員回避。而這些業(yè)務人員自己也應當主動提出回避要求。這里特別需要注意處理好這種情況：當個別處于關鍵崗位、具有特殊技能的主管或專家，如果和供應商之間存在潛在利益沖突關系時，通常的做法是該業(yè)務人員的意見僅作為參考，或者根據(jù)實際情況引入第三方進行判斷。 在預防采購舞弊風險中，職工的自律承諾，特別是采購業(yè)務人員的事先保證是其中的一個重要措施。企業(yè)內(nèi)控主管人員應當根據(jù)各個業(yè)務環(huán)節(jié)，針對風險不同分別起草業(yè)務人員保證書格式，然后對業(yè)務人員進行培訓。最后由業(yè)務人員簽署歸檔。涉及到采購-付款循環(huán)的承諾主要有采購人員保證書和員工自律申明。在這些保證書和申明中，主要內(nèi)容是針對行業(yè)和業(yè)務中存在的潛在舞弊風險和業(yè)務事項，事先對業(yè)務人員的行為進行特別規(guī)范，這和企業(yè)管理程序中的要求有一定不同，但卻是構成管理程序的一部分。采購人員保證書主要針對采購人員特別設計。內(nèi)容主要包括：承諾遵守公司內(nèi)控管理政策，遵守和供應商、代理商的交往原則、收禮政策，遵守信息發(fā)布規(guī)矩等。特別要對自己違反申明承諾后的公司處罰事先做出接受承諾。保證日后不出現(xiàn)處罰難以落實的情況。企業(yè)可以根據(jù)本行業(yè)的采購環(huán)境、行業(yè)特點以及過去經(jīng)常發(fā)生的舞弊情況等具體設計，保證采購人員和相關業(yè)務人員對內(nèi)控政策事先有充分的了解。對于高級管理人員則通常需要填寫自律申明；對網(wǎng)絡管理人員(企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)管人員)則要有職業(yè)自律申明。采購人員保證書和員工自律申明以及網(wǎng)管人員職業(yè)自律申明對采購-付款業(yè)務中的六個業(yè)務環(huán)節(jié)都具有預防舞弊風險的作用。在跨國公司中，企業(yè)通常會在內(nèi)部制定一套員工行為守則。其中的一部分如收取禮品政策和公共關系處理規(guī)定中，都會明確規(guī)定禁止員工接受各種形式的商業(yè)賄賂。員工行為守則對包括采購業(yè)務人員在內(nèi)的全體員工均有效。該政策也對整個采購-付款環(huán)節(jié)有效。為了預防各種舞弊行為的產(chǎn)生，企業(yè)也會建立特別的舞弊案件舉報處理規(guī)定。企業(yè)的內(nèi)部審計、內(nèi)部控制、紀檢監(jiān)察等有關部門會設立一個舞弊案件舉報中心，接受來自企業(yè)員工或外部相關單位和人員的舉報。這里包括來自供應商的舉報。舉報中心可以分為：企業(yè)內(nèi)部舉報中心和總部舉報中心?？偛颗e報中心通常可以由內(nèi)控部、總部紀檢監(jiān)察等有關部門聯(lián)合組成。舉報中心的有關聯(lián)系方法應當在企業(yè)內(nèi)部予以公布。也應該列入企業(yè)與供應商簽署的陽光協(xié)議中。當供應商在和企業(yè)相關業(yè)務人員處理各個業(yè)務過程中，如果發(fā)現(xiàn)企業(yè)員工利用職權對供應商提出不合理的利益要求時，或者供應商在拒絕了員工的非法要求后，受到該員工的無理刁難等情況，則可根據(jù)刁難者的級別情況分別向不同的中心提出舉報。對于涉及企業(yè)高層管理者或主管采購業(yè)務的管理者，供應商可以直接向集團舉報中心舉報。舞弊案件舉報規(guī)定同樣對全部采購-付款環(huán)節(jié)有效。作為控制和預防采購舞弊風險的重要政策，企業(yè)應該制訂內(nèi)控和內(nèi)審人員對供應商進行訪問的規(guī)定。企業(yè)除了高層領導-總經(jīng)理、主管采購的副總經(jīng)理和財務總監(jiān)要定期或不定期地訪問供應商外，內(nèi)控人員或者內(nèi)部審計人員也應當在檢查審計過程中，對被審計單位的供應商進行隨機抽查訪問。內(nèi)控人員訪問供應商可以直接了解供應商對被審計企業(yè)相關人員的看法。內(nèi)控人員在訪問供應商時，將告知供應商關于有關人員訪問的具體規(guī)定。如果供應商向內(nèi)控人員舉報的情況經(jīng)調查后確認屬實，被審計企業(yè)的相關業(yè)務人員將立即被調離工作崗位并受到紀律處分。絕不能給企業(yè)員工留下日后報復供應商的機會。內(nèi)控或內(nèi)審人員直接訪問供應商，可以從特殊渠道對本企業(yè)員工遵守企業(yè)規(guī)定起到監(jiān)督和威懾作用。內(nèi)控人員訪問供應商機制可以對采購-付款循環(huán)中的各個主要業(yè)務環(huán)節(jié)的舞弊風險產(chǎn)生預防作用。在企業(yè)制定的一系列預防舞弊風險的政策措施中，其實最重要的措施就是日常的業(yè)務處理程序或政策。有許多程序和政策一開始的目標通常是為了解決成本、效率和質量控制方面的問題。但是在實際運用這些管理程序時，對這些程序或政策只要稍加調整就可以起到預防潛在舞弊風險的作用。就預防采購-付款循環(huán)中的舞弊風險來說，這些業(yè)務處理程序或政策就有許多，包括：(1)采購政策中的“貨比三家”原則。即對企業(yè)的重大采購事項，應當進行多家比價然后擇優(yōu)選擇。該政策的初始目的是為了采購到質量與成本匹配最合理的產(chǎn)品，從而在選擇供應商時采取的一項政策。但是后來發(fā)現(xiàn)，這樣做的好處還可以預防獨家采購所形成的舞弊風險。作為當前國際上采購中的主流政策規(guī)定，多家詢價已經(jīng)被大多數(shù)企業(yè)所采用。(2)質量管理中的檔案管理規(guī)定。為保持對購買產(chǎn)品的質量進行追溯，企業(yè)要求采購部對所有購買的產(chǎn)品建立供應商檔案。這種供應商檔案的建立，可以避免采購業(yè)務人員壟斷采購信息，從而預防采購人員和供應商之間建立非正常的業(yè)務關系。(3)各種質量標準和檢驗程序。建立企業(yè)的生產(chǎn)質量標準，原來的目的是為了控制產(chǎn)品質量。但是在驗收供應商的產(chǎn)品質量時，這些質量標準可以在一定程度上預防供應商和檢驗人員形成特殊關系。(4)5s管理。所謂“5s”管理是指生產(chǎn)過程中的一種現(xiàn)場管理辦法。5s來自日文seiri(整理)、seiton(整頓)、seiso(清掃)、eiketsu(清潔)、shitsuke(修養(yǎng))發(fā)音的第一個字母“s”，所以統(tǒng)稱為5s。5s活動不僅能夠改善生產(chǎn)環(huán)境，還能提高生產(chǎn)效率、產(chǎn)品品質、員工士氣，其實還有預防包括采購舞弊風險的作用。5s通常會被使用在庫房管理過程中。整潔良好的庫房環(huán)境，可以有效預防貨物驗收環(huán)節(jié)的潛在舞弊風險。(5)精益生產(chǎn)管理思想。所謂精益思想是“組織和管理產(chǎn)品開發(fā)、作業(yè)、供應商和客戶關系的業(yè)務系統(tǒng)，與過去的大量生產(chǎn)系統(tǒng)相比，精益生產(chǎn)以消耗較少的人力、空間、資金和時間制造最少缺陷的產(chǎn)品，以準確的滿足客戶的需要”。在具體實施精益生產(chǎn)過程中，減少存貨是其中的一個重要內(nèi)容。為了達到降低存貨的目的，企業(yè)必須實行包括按訂單生產(chǎn)方式購買原材料，預防產(chǎn)生超額存貨。這里除了有降低存貨和提高存貨周轉率的作用外，精益生產(chǎn)思想還可以在一定程度上預防采購-付款循環(huán)中的訂貨環(huán)節(jié)潛在的舞弊風險，主要是超額采購風險。以求多賣產(chǎn)品擴大銷售數(shù)量是供應商的基本目的，下達訂單的業(yè)務人員為此通常容易和供應商形成特殊的利益關系。(6)庫房管理程序。在庫房的收發(fā)檢驗規(guī)定中，有許多規(guī)定直接具有預防存貨收發(fā)過程中舞弊風險的作用。這里包括：度量衡的檢查、稱量規(guī)定；貨物理化指標取樣、分析和鑒定規(guī)定；貴金屬和危險化學品庫房的收發(fā)管理規(guī)定；露天堆場的管理規(guī)定等等。這里特別要強調的是對供應商不合格品的讓步接受管理規(guī)定等等。(7)采購合同審核程序。企業(yè)對采購合同設置內(nèi)部審核程序，一方面可以避免和供應商之間日后產(chǎn)生各種商務糾紛的風險，同時也具有約束采購部業(yè)務人員和供應商之間的行為。(8)采用先進的內(nèi)部網(wǎng)絡管理系統(tǒng)。這里包括：ERP生產(chǎn)管理系統(tǒng)和OA自動化辦公系統(tǒng)。ERP生產(chǎn)管理系統(tǒng)可以有效控制存貨數(shù)量，采用這個系統(tǒng)將形成以訂單拉動生產(chǎn)并下達采購訂單。從而有效控制超額采購問題。OA系統(tǒng)可以將授權審批落實到具體的業(yè)務處理過程中。在采購-付款循環(huán)中的各個業(yè)務環(huán)節(jié)中，業(yè)務處理人員和審批人員將通過預設的權限處理各自的業(yè)務。以上所舉的例子只是一部分，這些例子說明，在制定企業(yè)的相關業(yè)務管理程序和規(guī)定時，如果事先就考慮到預防舞弊風險的問題，那么就能有執(zhí)行這些業(yè)務程序時達到控制和預防舞弊風險的作用。最后，還要特別說明，上述各種預防舞弊的方法和措施沒有哪個方法是絕對有效的，必須根據(jù)本企業(yè)自身的實際情況配伍使用。發(fā)生在企業(yè)層面的一些舞弊問題，需要站在國家層面、社會道德層面和公司治理的高度來考慮解決。
